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为什么要坚持记录时间?

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发表于 2016-9-19 13:53:54 | 显示全部楼层 |阅读模式
  我两年前认真执行「减重计划」时有一个体悟,那就是「具体可计算的数据追踪」很有帮助,在减肥上就是我的「热量控制」,到底我每天摄取了多少热量(卡路里)?超标多少?
  在还没有数据追踪前我没概念,而开始追踪后发现原来超标数字比我想像得多,之前「缺乏警觉」难怪体重直线上升。
  而一旦有了数据追踪,我发现原来减肥也不是一件那么难的事情,因为只要想办法「把热量数据控制在每天标准以内」即可,目标忽然变得很明确且可计划。在没有数据前,会觉得好像减肥很难达到,或是分散精力去做一些无关紧要甚至正负抵销的事情。
  但有了数据控制后,就是规划好每餐热量,让每天热量控制在标准值,其实不难,只是「要有计划」(当然,我只是要回到健康体重,而不是真的要去做夸张的瘦身)。
  并且那段时间我还觉得这是一个有趣的事情,可能我本来就喜欢这样精准控制,也可能是数据即时的反馈可以带来乐趣和成就感。我每天在精算卡路里的过程中明确知道自己的进步,甚至在知道自己还有余裕(热量尚未达标)时,还能给自己小小奖励。
  同样的,数据追踪与控制,以及其带来的好处,也可以利用在时间管理上。
  一、学自由工作者一样精算工时
  有些专业的自由工作者、 SOHO 族,会在工作时「计算自己的工时」,统计自己执行每个案子「花费的时间」,因为工时就是他们接案计价的标准,一个案子如果要花 100 个小时完成,每个小时的时薪应该是多少?那这个案子应该报价多少?
  自由工作者必须准确地掌握自己针对各种不同案子的「工作时间数据」,才能够提供准确的接案报价,并准确分配自己每天的工作时间,也避免自己超时工作却回报太少。
  时间管理,不也是要达到类似的目标吗?
  而我们一般的上班族比较不习惯「追踪、计算自己的工时」,因为「上班打卡」的工时被别人设定好了,似乎只要照着做就好?我需要自己计算吗?因为这样的心态,我们上班时的时间管理常常就是混乱的,掉入「时间黑洞」而不自知。
  在「时间技客」系列的这第五篇文章,我推荐大家要时间管理前,你应该先学自由工作者那样,开始精算自己处理每件工作的时间!最简单的方法,就是拿个闹钟,在做每件工作时计时,然后把自己完成某一件工作花费的时间记录下来,成为一个纪录表。
  二、精算工时的好处
  这样做有几个好处:
  1. 立即知道自己努力的份量
  数据的回馈是很具体且有效的,公司给你的 8 小时工时其实对你来说一点感觉都没有,但如果你自己记录今天投入工作的真正时间有 6 个小时,或是有 9 个小时,那么这个数据会让自己知道真正努力的份量,让你更能明确计算时间管理的回报。
  2. 不会对时间有健忘症
  精算自己的工时,也帮你不会对时间产生健忘症,不会每天结束时觉得好像一天又过去了,而是可以从明确的数据纪录表中,知道自己今天在每一件事情上面花了多少时间,这可以强化自己管理时间的信心。
  3. 未来可以更明确设定「工时」
  接着,当你追踪、精算自己工时一段时间后,你就能像专业自由工作者一样,懂得规划自己未来的工时,知道自己要完成一件任务、一个项目需要多少时间。
  于是你可以在每天安排工作时,知道自己今天可以做到的真正工作量,不会超量安排,因为我们通常都误以为自己可以更快完成工作,但常常真正需要的工时比我们想像的多,而且我们还需要帮工作留下缓冲时间。慢慢练习,你也能做到「慢工作」的智慧。
  并且你也可以在接到下一个项目或任务时,相对准确地跟主管或客户回报可以完成的时间,或是商量完成的期限,而不会为了符合期待过度自信地压缩工时。
  4. 有具体数据可以反省检讨
  有了实际的工时数据可以追踪,那么就能每隔一段时间,反省一下自己时间利用的漏洞在哪里?每天工作安排的次序与时间分配还有没有可以改进之处?有哪些工作其实比我想的还需要更长的完成时间?
  这些反省,都有利于我们下一次更从容地安排工作。
  5. 有具体数据可以自我奖励
  而有了具体数据,也可以作为奖励自己的标准。如果有效的时间利用达到了一个标准值,或许就给自己一些额外的奖品吧!
  三、可以用来精算工时的工具
  那我们可以如何开始精算工时呢?有很多工具可以利用,但最简单的用纸笔纪录也可以。只需要有个时钟、有纸笔,你就可以像写笔记那样开始记录自己的工作时间。或许可以搭配在你的「子弹笔记法」中一起记录。
  你也可以使用一些专门给 SOHO 族使用的精算工时软件,这些软件或 app 可以更容易统计每个项目、任务的总工时,并且更容易做出统计分析。
  你还可以利用「日历」来做纪录,这也是我自己之前利用「 Google 日历」尝试过的方法,就是把自己今天每个时段花费在什么工作上,「事后」记录到日历中方便回顾。
  四、上班族精算工时的技巧
  如果我不是自由工作者,而是上班族,那么当我也想开始精算自己的工时,我应该注意哪些纪录的重点呢?我的建议是:
  以项目、任务为记录的主题,也就是追踪某个具体任务的执行时间。
  采纳类似番茄钟工作法的概念,一旦开始计时,就应该是投入这项工作的状态,直到到达某个时间区段才停止。
  尝试排除像是收发邮件、电话沟通、开会等「不是执行具体任务」的时间(当然,要你的工作性质适合),这能帮你更有效追踪每项工作的真正执行时间。
  一定要回顾,并且利用到下次的时间安排,要不然纪录就没有意义了。
  我自己目前还会一直保持精算工时的习惯吗?会的,我目前是利用「番茄土豆」这款工具来完成类似目的。
  但我觉得也不一定要真的一直精算工时,你可以把「精算工时」当作一种「将有点怠惰的工作导回正轨」的刺激药剂。
  尤其当你还没有这样练习过的话,试着练习看看,或许就会发现原来自己的时间利用上有许多漏洞,而能够开始慢慢地找出问题并修正了。

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